Privacyverklaring

LVLUP V.O.F., handelend onder de namen LVLUP, LVLUP Labs en Spodi
Kruitberg 5929, 1104 CA Amsterdam · KVK 42057886 · hello@lvlupagency.nl

Versie 3 · ingangsdatum 6 november 2026

Kort gezegd: we gebruiken persoonsgegevens alleen voor de doelen die we hieronder uitleggen. We verkopen nooit gegevens, we nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met belangrijke gevolgen over je, en commerciële e-mail kun je altijd stopzetten.

1. Wie we zijn

LVLUP V.O.F. bouwt en beheert websites en digitale diensten onder de merknamen LVLUP, LVLUP Labs en Spodi. Voor de verwerkingen in deze verklaring zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy? Mail hello@lvlupagency.nl.

2. Welke gegevens we verwerken, en waarom

Klanten en hun contactpersonen. Naam, functie, bedrijfsgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van onze communicatie. Dit gebruiken we om offertes te maken, de overeenkomst uit te voeren, te factureren en contact te houden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de klant; ben je contactpersoon maar niet zelf onze contractspartij, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare zakelijke relatie met jouw organisatie. Gegevens van contactpersonen krijgen we meestal van jou of je organisatie zelf; soms uit openbare zakelijke bronnen (zoals je bedrijfswebsite of het Handelsregister).

Documenten en ondertekening. Als je een offerte digitaal ondertekent, leggen we een bewijsdossier vast: naam, e-mailadres, IP-adres, browsergegevens, tijdstip, de gekozen posten, de documentversie, een digitale vingerafdruk (hash) van het exacte getekende document en van de bijbehorende voorwaardenversie, en — indien gebruikt — het kanaal en resultaat van de verificatiecode. Dit is nodig om de rechtsgeldigheid van het akkoord te kunnen aantonen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij bewijs.

Beveiligde documentlinks. Open je een document via een persoonlijke beveiligde link (zoals een offerte of factuur), dan registreren we tijdstip, IP-adres en browsergegevens van die toegang. Doel: beveiliging van het document, het voorkomen van misbruik van links, en bewijs van inzage. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Bewaartermijn: 12 maanden; hoort de toegang bij een ondertekend akkoord, dan bewaren we die registratie als onderdeel van het bewijsdossier (zie artikel 6).

Betalingen. Betaalgegevens zoals IBAN, betaalstatus en betaalkenmerk. Betalingen verlopen via onze betaaldienstverlener; wij slaan zelf geen kaart- of bankinloggegevens op. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (administratie)plicht.

Portal (Mijn LVLUP). Accountgegevens en je activiteit in het klantportaal (zoals documenten, vragen en projectstatus), om je die omgeving te kunnen bieden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Vragen en support. De inhoud van je vraag en het bijbehorende kenmerk, om je te kunnen helpen en de afhandeling te kunnen volgen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Bezoekers van onze websites. We gebruiken privacyvriendelijke statistieken zonder tracking-cookies en zonder profielopbouw, en we richten die zo in dat we individuele bezoekers niet identificeren. Onze servers verwerken daarnaast — zoals elke webserver — kortstondig technische gegevens zoals IP-adressen in logbestanden, voor beveiliging en het afhandelen van je bezoek. Zetten we op enig moment marketing-tracking in, dan gebeurt dat uitsluitend na jouw toestemming via een cookiebanner, en beschrijven we dat daar.

Functionele cookies. Ons klantportaal en andere beveiligde omgevingen gebruiken cookies die noodzakelijk zijn om in te loggen en de dienst te laten werken (zoals sessie-cookies). Daarvoor is geen toestemming vereist; ze volgen je niet over andere websites.

E-mail en marketing. Klanten ontvangen service-e-mail over hun dienst (zoals facturen, statusupdates en beveiligingsmeldingen); dat hoort bij de overeenkomst. Daarnaast kunnen we bestaande klanten e-mail sturen over eigen, soortgelijke producten en diensten; daartegen kun je al bij het verstrekken van je e-mailadres bezwaar maken, en elke mail bevat een gratis en eenvoudige afmeldmogelijkheid. Voor alle overige marketing vragen we vooraf toestemming. We verkopen nooit gegevens.

Verstrekking verplicht? Gegevens die we nodig hebben om een overeenkomst te sluiten en uit te voeren (zoals naam, e-mailadres en factuurgegevens) zijn in die zin noodzakelijk: zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren. Al het overige is vrijwillig.

Geautomatiseerde besluitvorming. We nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

3. LVLUP Link: je postbus koppelen aan Claude

Met LVLUP Link kan Claude, de AI-assistent van Anthropic, op jouw verzoek je postbus lezen, bijlagen openen en conceptmails klaarzetten. Dat werkt pas nadat jij zelf, in je eigen browser, toestemming geeft bij Google of Microsoft en die koppeling bevestigt in Mijn LVLUP. Link verstuurt nooit mail en verwijdert nooit mail; een concept verstuur je altijd zelf. Link vraagt nooit om je wachtwoord.

Welke gegevens. Het adres van je postbus; een verversingstoken van Google of Microsoft waarmee Link namens jou bij je postbus kan, dat we versleuteld opslaan; de inhoud van mail en bijlagen, alleen op het moment dat jij Claude erom vraagt en zonder dat Link die inhoud bewaart; en per handeling een logregel met tijdstip, account, postbus, handeling en uitkomst, zonder mailinhoud of onderwerp. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; voor het koppelen van een postbus vragen we daarnaast jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.

Welke handelingen. Koppel je Gmail, dan vraagt Link Google om drie rechten: mail lezen en zoeken (gmail.readonly), een concept klaarzetten (gmail.compose) en één bericht uit je inbox halen of terugzetten (gmail.modify). Link gebruikt die rechten alleen voor de handeling die jij Claude vraagt, alleen in de mappen die je hebt vrijgegeven, en nooit om te versturen of te verwijderen. Link vertelt Claude welke handelingen alleen lezen en welke iets veranderen, zodat Claude je vóór een wijziging om bevestiging vraagt.

Met wie. Wat Link op jouw verzoek leest, gaat alleen naar jouw eigen gesprek met Claude, onder jouw account bij Anthropic; voor dat gesprek gelden de voorwaarden en het privacybeleid van Anthropic. Link draait op een server van Hetzner Online GmbH in Duitsland en het verkeer loopt via Cloudflare; beide werken als onze verwerker. We gebruiken mailgegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet en trainen er geen AI-modellen mee. Medewerkers van LVLUP lezen je mail niet, tenzij jij daar uitdrukkelijk om vraagt (bijvoorbeeld bij een storing), het nodig is voor beveiliging, of de wet het eist.

Gegevens van Google. LVLUP Link's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Beveiliging. Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Het verversingstoken slaan we versleuteld op (AES-256); de sleutel staat los van de gegevens. Alleen LVLUP-beheerders kunnen bij de server, met een eigen sleutel. Mail die Claude van Link krijgt, is als externe inhoud gemarkeerd, zodat een afzender Claude geen opdrachten kan geven.

Ontkoppelen. In Mijn LVLUP (Postbussen of Beveiliging), in Claude, of bij Google (myaccount.google.com/permissions) en Microsoft (account.live.com/consent/Manage). Vanaf dat moment kan Link niet meer bij je postbus.

Verwijderen. Ontkoppel je in Mijn LVLUP, dan wist Link het verversingstoken direct en trekt het de toestemming bij Google in. Wil je ook de logregels laten verwijderen, mail dan hello@lvlupagency.nl; we doen dat binnen een maand, tenzij we ze voor beveiliging of de wet moeten houden.

4. Websites die we voor klanten beheren

Op websites die we in opdracht van een klant bouwen of hosten, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn bezoekers; wij zijn daar verwerker en werken volgens onze Verwerkersbijlage. Voor vragen over de gegevensverwerking op zo'n website kun je terecht bij de eigenaar van die website.

5. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om ons werk te doen, en alleen voor zover nodig. Het gaat om deze categorieën:

• Hosting- en infrastructuurpartijen — het draaien van websites en diensten
• Een database- en accountplatform — opslag van applicatiegegevens en accounts
• Een betaaldienstverlener — het verwerken van betalingen (o.a. iDEAL)
• E-maildienstverleners — verzending van service- en zakelijke e-mail
• Onze boekhouding — wettelijke administratie

Sommige van deze partijen verwerken gegevens als onze verwerker; andere — zoals onze betaaldienstverlener voor onze eigen facturen — zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun deel. Ben of word je klant en verwerken we gegevens namens jou, dan ontvang je het volledige subverwerkersoverzicht met namen via onze Verwerkersbijlage; je kunt dat overzicht ook altijd opvragen via hello@lvlupagency.nl. Met deze partijen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Verwerkt een van hen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) — bijvoorbeeld in de Verenigde Staten — dan gebeurt dat op basis van een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de Europese standaardcontractbepalingen. Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Gegevens die bij een lopende samenwerking horen: zolang de samenwerking duurt.
• Accountgegevens en dienstdata: tot 30 dagen na het einde van de dienstverlening of, als de Overstapbijlage geldt, tot na afloop van de daarin opgenomen terughaalperiode — zodat je kunt kiezen voor een export; daarna verwijderen we ze.
• Zakelijke communicatie en supportgeschiedenis: tot 2 jaar na het laatste contact, daarna verwijderen we die — tenzij ze nodig zijn voor een lopende claim of een lopend geschil.
• Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Toegangsregistraties van beveiligde documentlinks: 12 maanden, tenzij ze bij een bewijsdossier horen.
• Bewijsdossiers van ondertekende documenten: zolang nodig om de rechtsgeldigheid van dat akkoord te kunnen aantonen, in de regel tot 7 jaar na het einde van de overeenkomst.
• Technische serverlogs: 30 dagen.
• LVLUP Link: het verversingstoken tot je de postbus ontkoppelt of je toestemming intrekt; een koppeling met Claude stopt uiterlijk na 180 dagen. Logregels van Link: 12 maanden. Mailinhoud bewaart Link niet.
• Back-ups: verwijderde gegevens verdwijnen volgens onze reguliere back-upcyclus, uiterlijk 90 dagen na verwijdering uit de actieve systemen; tot dat moment blijven ze afgeschermd.
• Meld je je af voor commerciële e-mail, dan bewaren we alleen je e-mailadres op onze blokkeerlijst, zodat we je niet opnieuw mailen.

7. Hoe we gegevens beveiligen

We beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van toegangstokens, toegangsbeperking op accountniveau, beveiligde documentlinks die we kunnen intrekken, en registratie van toegang tot gedeelde documenten.

Bij een datalek geldt: zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, dan melden we een datalek met risico voor betrokkenen binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou als er voor jou een hoog risico is. Zijn wij verwerker (bijvoorbeeld voor de website van een klant), dan informeren we die klant zonder onredelijke vertraging, zodat die zijn eigen meldplicht kan nakomen.

8. Jouw rechten

Je mag ons altijd vragen om inzage in je gegevens, om correctie of verwijdering, om beperking van de verwerking, om overdracht van je gegevens (dataportabiliteit), en je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang — waaronder altijd tegen direct marketing. Toestemming die je hebt gegeven, kun je altijd intrekken. Mail daarvoor naar hello@lvlupagency.nl; we reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Wijzigingen van deze verklaring

We kunnen deze verklaring aanpassen. Elke versie heeft een versienummer en ingangsdatum en blijft via onze website opvraagbaar. Bij een wezenlijke wijziging informeren we onze klanten.

LVLUP Link and Google user data (English)

This section repeats article 3 in English. If the two differ, the Dutch text applies.

What Link does. LVLUP Link lets Claude, Anthropic's AI assistant, read and search your mailbox, open attachments and prepare draft replies, only when you ask Claude to. It works only after you grant access yourself at Google or Microsoft and confirm the connection in Mijn LVLUP. Link never sends and never deletes mail. Link never asks for your password.

Data accessed. For Gmail, Link requests gmail.readonly (read and search the folders you opened to Link), gmail.compose (create a draft in your Drafts folder) and gmail.modify (remove one message from the inbox and put it back). Link stores your mailbox address and a refresh token. Message content and attachments are fetched only for the request you make and are not stored by Link. Each action is logged with time, account, mailbox, action and result, without content or subject.

How it is used and shared. Data read on your request goes only to your own conversation with Claude, under your own Anthropic account. Link runs on a server of Hetzner Online GmbH in Germany, with traffic through Cloudflare, both acting as our processors. We do not use Google user data for advertising, do not sell it, do not use it to train or improve AI or machine learning models, and do not transfer it to anyone else except to provide the feature you asked for, for security, or when the law requires it. LVLUP staff do not read your mail unless you explicitly ask (for example to fix a fault), it is needed for security, or the law requires it.

Security. All connections use TLS. Refresh tokens are stored encrypted (AES-256) with the key kept separate from the data. Only LVLUP administrators can access the server, each with their own key. Mail returned to Claude is marked as external content so a sender cannot instruct Claude.

Retention and deletion. The refresh token is kept until you disconnect or revoke access; a Claude connection ends after 180 days at the latest. Logs are kept for 12 months. When you disconnect in Mijn LVLUP, Link deletes the refresh token at once and revokes the grant at Google. You can also revoke access at myaccount.google.com/permissions. To have your logs deleted, email hello@lvlupagency.nl; we do so within one month unless we must keep them for security or by law.

Limited Use. LVLUP Link's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

LVLUP V.O.F. · Privacyverklaring versie 3 · ingangsdatum 6 november 2026. Nieuw ten opzichte van versie 2: in artikel 3 de handelingen per Google-recht, subverwerkers bij naam, beveiliging en verwijderen; in artikel 7 versleutelde opslag van tokens; een Engelse versie van artikel 3 onderaan.